Πόσος χρόνος χρειάζεται για τον σχεδιασμό και την κατασκευή ενός εκθεσιακού περιπτέρου;

Σύντομη απάντηση: ένα τυπικό custom εκθεσιακό περίπτερο 20 m² χρειάζεται 6–8 εβδομάδες από το brief μέχρι την παράδοση. Ένα μεγαλύτερο 50+ m² booth με διπλό επίπεδο φτάνει στις 10–14 εβδομάδες. Modular booths είναι ταχύτερα — 3–5 εβδομάδες αν δεν χρειάζεται νέα κατασκευή structure. Παρακάτω αναλύουμε εβδομάδα-με-εβδομάδα τι συμβαίνει σε κάθε φάση, ποια ορόσημα είναι no-skip, και πόσο κοστίζει αν βιαστείτε (15-25% rush surcharge).

Το ιδανικό timeline για custom booth 20 m²

Φάση	Διάρκεια	Τι συμβαίνει
Brief & discovery	1 εβδομάδα	Συναντήσεις, στόχοι, brand assets, εκθεσιακό plan
Concept design	1.5 εβδομάδες	2-3 creative directions, sketches, mood boards
3D renders & approval	1.5 εβδομάδες	Photoreal renders, revisions, final sign-off
Παραγωγή	3 εβδομάδες	Παραγγελία υλικών, κοπή, βαφή, γραφικά
Logistics	0.5 εβδομάδα	Μεταφορά στο εκθεσιακό χώρο
Στήσιμο	1-2 ημέρες	Build on-site

Σύνολο: 7-8 εβδομάδες από το πρώτο meeting μέχρι την έναρξη της έκθεσης.

Εβδομάδα 1: Brief & Discovery

Αυτή είναι η πιο σημαντική εβδομάδα — και η πιο συχνά υποτιμημένη. Χωρίς ξεκάθαρο brief, όλα τα επόμενα βήματα κάνουν “αλλαγές” που στοιχίζουν χρόνο και χρήμα.

Τι συμβαίνει: 1 long-form meeting (90 λεπτά), 2 follow-up calls, ανταλλαγή brand guidelines, παράδοση εκθεσιακού floor plan, ορισμός KPIs.

Τι παραδίδει ο πελάτης: το logo σε vector format, brand colors (Pantone/CMYK/RGB), τυπογραφία, υπάρχοντα marketing materials, στόχους της έκθεσης (number of leads, awareness, demo), προηγούμενα booth photos αν υπάρχουν, λίστα ανταγωνιστών στην έκθεση.

Τι παραδίδει ο σχεδιαστής: written brief document (5-8 σελίδες) που επιβεβαιώνει την κατανόηση. Αυτό είναι το reference document για όλο το project.

Συχνό λάθος: Πελάτες “σπρώχνουν” το brief σε 2 ημέρες “για να κερδίσουμε χρόνο”. Αυτές οι 5 μέρες που χάνετε στο brief στοιχίζουν 3 εβδομάδες σε rework αργότερα.

Εβδομάδες 2-3: Concept Design

Εδώ ο σχεδιαστής δημιουργεί 2-3 διαφορετικές creative directions. Όχι παραλλαγές του ίδιου concept — entirely different approaches.

Παραδείγματα από project μας:

• Direction A: minimalist “Apple Store” approach με πολλά negative space
• Direction B: bold “festival booth” με ισχυρά χρώματα και interactive elements
• Direction C: industrial “workshop” feel με ξύλινα στοιχεία και metal accents

Παράδοση: sketches (όχι photoreal renders ακόμα), mood boards, references από inspirations.

Σημαντικό: Στο τέλος αυτής της φάσης, εσείς επιλέγετε ΕΝΑ direction. Δεν είναι ώρα για “let me think about it” — η επιλογή πρέπει να γίνει εντός 2-3 ημερών για να μην blow-up το timeline.

Εβδομάδες 4-5: 3D Renders & Approval

Έχοντας επιλέξει το direction, ο σχεδιαστής παράγει photoreal 3D renders. (Διαβάστε τον πλήρη οδηγό για 3D renders εκθεσιακών περιπτέρων για όλες τις λεπτομέρειες.)

Tipycal output:

• Hero exterior render
• Top-down floor plan
• Interior render από demo angle
• Close-up των γραφικών
• Day vs evening lighting

Revisions: 2-3 cycles περιλαμβάνονται στο cost. Κάθε cycle 3-4 ημέρες.

Approval milestone: Στο τέλος, υπογράφετε ένα production-ready specification document. Από εκεί και μετά, αλλαγές κοστίζουν 2-5x normal.

Εβδομάδες 5.5-8.5: Παραγωγή

Αυτή είναι η μεγαλύτερη φάση. Τι συμβαίνει:

Εβδομάδα 5.5-6: Παραγγελία υλικών. Ξυλεία, MDF, αλουμίνιο, plexiglas — όλα παραγγέλνονται με base on το tech drawings. Λεαντ time για υλικά: 5-10 εργάσιμες ημέρες.

Εβδομάδα 6-7: Κατασκευή structure. CNC κοπή, συναρμολόγηση, sanding, βαφή. Αυτή είναι “in-house” εργασία του κατασκευαστή.

Εβδομάδα 7-7.5: Παραγωγή γραφικών. Εκτυπώσεις, ύφασμα, vinyl. Παράλληλο με το structure.

Εβδομάδα 8: Pre-show assembly. Το booth στήνεται “δοκιμαστικά” στο εργαστήριο του κατασκευαστή. Test fit όλων των parts, test γραφικών, test φωτισμού. Αν υπάρχει πρόβλημα, βρίσκεται εδώ — όχι στην έκθεση.

Εβδομάδα 8.5: Αποσυναρμολόγηση και packing.

Εβδομάδα 9 (αν έκθεση είναι Παρασκευή): Logistics & Setup

3-5 ημέρες πριν την έκθεση: το booth ταξιδεύει στο εκθεσιακό χώρο.

Set-up day(s): συνήθως 1-2 ημέρες πριν την έναρξη. Στις μεγάλες ευρωπαϊκές εκθέσεις (Hannover Messe, EuroShop), το set-up window είναι 3-5 ημέρες. Στις ελληνικές εκθέσεις, συνήθως 1-2 ημέρες.

Στήσιμο: 2-3 άτομα για 8-12 ώρες. Final touches: φωτισμός tuning, γραφικά alignment, καθαρισμός.

Πότε πρέπει να ξεκινήσετε

Με βάση τη μέρα της έκθεσης:

• 12 εβδομάδες πριν: Ξεκινήστε αναζήτηση κατασκευαστή. Συνέντευξη 3-5 candidates, request quotes.
• 10 εβδομάδες πριν: Υπογραφή project agreement με τον επιλεγμένο. Πληρωμή 50% upfront.
• 8 εβδομάδες πριν: Brief & discovery (Εβδομάδα 1 του timeline).
• 6 εβδομάδες πριν: Concept direction επιλογή.
• 4 εβδομάδες πριν: 3D renders sign-off, παραγωγή ξεκινάει.
• 1 εβδομάδα πριν: Pre-show test assembly.
• 3 ημέρες πριν: Logistics — booth ταξιδεύει.
• 1-2 ημέρες πριν: On-site setup.

Πόσο κοστίζει αν βιαστείτε

Rush surcharges είναι πραγματικότητα. Η τιμολογιακή πολιτική μας (και των περισσότερων serious κατασκευαστών):

• 6-8 εβδομάδες lead time: τιμή normal
• 4-6 εβδομάδες lead time: +10-15% rush surcharge
• 3-4 εβδομάδες lead time: +20-30% rush surcharge
• 2 εβδομάδες lead time: +35-50% rush surcharge, ποιότητα συμβιβάζεται
• 1 εβδομάδα lead time: συνήθως αρνούμαστε. Σπάνια εξαιρέσεις με portable booth.

Τι κρύβεται στο rush surcharge:

• Overtime εργατικών (1.5x rate)
• Express υλικά (παραγγελία με air freight)
• Παράκαμψη pre-show test assembly (παίρνετε ρίσκο)
• Premium hourly rates των σχεδιαστών

Συμβουλή: Καλύτερα να ξοδέψετε λίγο παραπάνω σε ένα φθηνότερο modular system παρά να πληρώσετε rush surcharge για custom build.

Τι μπορεί να καθυστερήσει το timeline

Στην πραγματικότητα, πολλά projects καθυστερούν 1-2 εβδομάδες από το ιδανικό. Συνηθισμένα culprits:

Slow client approval (40% των καθυστερήσεων): Πελάτες που χρειάζονται 5+ ημέρες για να εγκρίνουν κάτι που έπρεπε να εγκριθεί σε 2.

Brand assets missing (25%): Όταν το logo δεν παραδίδεται σε vector ή τα brand colors είναι “ξέρω, κάπου τα έχω αλλά…”

Floor plan changes (15%): Ο διοργανωτής αλλάζει τη θέση του booth ή τα ύψη επιτρεπόμενα. Συνήθως 3-5 ημέρες lead time για re-design.

Material delays (10%): Συγκεκριμένο υλικό δεν είναι διαθέσιμο, ή είναι σε high demand σε πικ εκθεσιακή περίοδο.

On-site issues (10%): Πιθανές καθυστερήσεις του διοργανωτή, καιρικές συνθήκες, customs issues σε διεθνείς εκθέσεις.

Συχνές ερωτήσεις

Μπορώ να ολοκληρώσω booth σε 2 εβδομάδες αν είναι emergency; Με portable booth, ναι. Με modular booth, οριακά. Με custom booth, σπάνια — και με τεράστιο rush surcharge.

Πόσος χρόνος χρειάζεται για re-vamp ενός υπάρχοντος booth; Refreshing γραφικών μόνο: 2-3 εβδομάδες. Επαναδιαμόρφωση layout: 4-5 εβδομάδες.

Είναι ίδιο timeline αν το booth γίνεται από zero designer ή από agency; Όχι. Αρχιτεκτονικά studios χρειάζονται περισσότερο χρόνο (8-10 εβδομάδες) επειδή ασχολούνται και με αρχιτεκτονικές λεπτομέρειες. Specialized booth designers είναι ταχύτεροι (6-7 εβδομάδες).

Τι αλλάζει αν είναι διεθνής έκθεση εκτός Ελλάδος; Logistics +1-2 εβδομάδες. Πιθανώς customs handling +3-5 ημέρες. Διαφορετικές ηλεκτρικές συνδέσεις και standards που πρέπει να ελεγχθούν.

Είναι δυνατή παράλληλη παραγωγή για 2 ταυτόχρονες εκθέσεις; Ναι, αλλά συνιστούμε διαφορετικούς design teams ή 8-10 εβδομάδες παρακειμένων timelines.

Πόσο νωρίς πρέπει να κλείσω τον κατασκευαστή στο πικ εκθεσιακή περίοδο (Σεπτέμβριος-Νοέμβριος); 14-16 εβδομάδες πριν την έκθεση. Οι κορυφαίοι κατασκευαστές έχουν capacity full 8-10 εβδομάδες πριν.

Τι γίνεται αν αλλάξω γνώμη μετά την παραγγελία υλικών; Είναι αργά. Άσχημες αλλαγές = επιστροφή υλικών (αν επιτρέπεται, με restocking fee 15-25%) + παραγγελία νέων. +2-3 εβδομάδες timeline + €500-2.000 κόστος.

Πόσο διαρκεί η αποξήλωση μετά την έκθεση; 2-4 ώρες για 20 m² booth. Συμπεριλαμβάνεται στο standard project cost στις περισσότερες προσφορές.

Είναι αναπόφευκτη η pre-show test assembly; Για custom builds άνω των 8.000 €, ναι. Για modular ή portable, όχι.

Μπορώ να συνδυάσω booth ordering με event marketing services σε ένα συμβόλαιο; Σε εμάς, ναι — προσφέρουμε pre-show marketing add-on. Αυτό σώζει 1-2 εβδομάδες παράλληλης παραγωγής γιατί συνεργαζόμαστε με το ίδιο brand identity team.

---

Σχεδιάζετε επόμενη έκθεση και θέλετε σιγουριά για το timeline; Στείλτε μας τα στοιχεία της έκθεσης και θα σας στείλουμε ρεαλιστικό milestones plan. Διαβάστε επίσης πόσο κοστίζει ένα εκθεσιακό περίπτερο και 10 λάθη στην κατασκευή περιπτέρου.